Μεταφορά δεδομένων CRM: Τι να προσέξετε

Το να αλλάξεις CRM και να χρειαστεί να μεταφέρεις σε αυτό τα δεδομένα

από το προηγούμενο σύστημά σου δεν είναι μια απλή υπόθεση όπως π.χ. το να μετακινήσεις τα αρχεία σου από τον ένα φάκελο στον άλλο. Είναι μια σύνθετη διαδικασία που απαιτεί ανάλυση και προετοιμασία ώστε να μην χαθούν δεδομένα κατά τη μεταφορά. Ας δούμε τις βασικές προκλήσεις που μπορεί να αντιμετωπίσεις.

Γιατί να αλλάξεις CRM;

Βασικοί λόγοι που οι επιχειρήσεις αποφασίζουν να αλλάξουν CRM:

• Έλλειψη δυνατοτήτων επέκτασης
• Υψηλά κόστη συντήρησης
• Έλλειψη δυνατοτήτων παραμετροποίησης
• Έλλειψη δυνατότητας λειτουργίας στο cloud
• Έλλειψη δυνατότητας σύνδεσης με άλλες εφαρμογές

Ο βασικός λόγος του να μεταφέρεις τα δεδομένα σου αντί να ξεκινήσεις από το μηδέν στο νέο σύστημα είναι προφανής:

Οι πληροφορίες που έχεις ήδη για τους πελάτες είναι ο πυρήνας της επιτυχίας σου. Το να τις χάσεις είναι μεγάλο πλήγμα τόσο για τη διατήρηση των παλιών όσο και για την απόκτηση νέων πελατών.

Το να έχεις απλά ένα αντίγραφο του παλιού συστήματος είναι εξίσου αναποτελεσματικό. Αν θέλεις να εξετάσεις παλιά στοιχεία με τα εργαλεία ανάλυσης του νέου CRM, θα πρέπει να ενσωματώσεις τα δεδομένα αυτά στο νέο σύστημα.

Τι θα μεταφέρεις στο νέο CRM;

Ας δούμε πιο αναλυτικά πως θα ξεκινήσεις τη διαδικασία μεταφοράς. Υπάρχουν 2 βασικά πράγματα που πρέπει να ληφθούν υπόψιν για τη μεταφορά αυτή:

• Τα δεδομένα για τον πελάτη και τη διαδικασία πώλησης
• Η δομή των δεδομένων

Τα δεδομένα περιλαμβάνουν όλες τις πληροφορίες που σχετίζονται με τους πελάτες (στοιχεία επικοινωνίας, δημογραφικά στοιχεία, προτιμήσεις, ιστορικό επικοινωνίας, τηλεφωνικές συζητήσεις κλπ), ιστορικό πωλήσεων, πληροφορίες για κύκλους πώλησης, αποτελέσματα προωθητικών ενεργειών, στοιχεία προσωπικού, πληροφορίες κοινωνικών δικτύων, στοιχεία εξυπηρέτησης πελατών και πολλά άλλα. 

Η δομή των δεδομένων αφορά τους τρόπους οργάνωσης, διαχείρισης και τροποποίησης (συμπεριλαμβανομένων των επιπέδων πρόσβασης κι αδειοδότησης) κι αποθήκευσης των πληροφοριών για πελάτες και κύκλους πώλησης. Απλά κι ασύνδετα κείμενα είναι σχεδόν άχρηστα για αυτό είναι σημαντικό το να μεταφέρεις και τη δομή των δεδομένων αυτών. Υπάρχει μεγάλη πιθανότητα η προηγούμενη δομή να μην μπορεί να μεταφερθεί χωρίς αλλαγές, για αυτό να είσαι έτοιμος να τις προσαρμόσεις.

Προετοιμασία για μεταφορά (μετάπτωση) δεδομένων

Ανεξάρτητα από την τεχνική που θα ακολουθηθεί για να γίνει σωστά η μετάπτωση δεδομένων θα πρέπει να γίνει κατάλληλη προετοιμασία. Ενέργειες που πρέπει να γίνουν είναι:

1. Προετοιμασία ενδιαφερόμενων μερών για μετάπτωση δεδομένων

Πριν την έναρξη των τεχνικών εργασιών, θα πρέπει να γίνει συνεννόηση με τους χρήστες και τους λήπτες αποφάσεων. Πρέπει να προσδιοριστεί από κοινού το τι ακριβώς αναμένεται να επιτευχθεί από το νέο σύστημα. Συζητείστε τι χρειάζεται να βελτιωθεί, ποια δεδομένα είναι απαραίτητο να διατηρηθούν και ποια δεδομένα μπορούν να διαγραφούν.

2. Σύγκριση, ανάλυση και προετοιμασία

Αποφασίστε ποιοι τύποι δεδομένων και ποια πεδία μπορούν να χρησιμοποιηθούν στο νέο CRM. Αναλύστε αν όλα τα δεδομένα και πεδία του παλιού συστήματος μπορούν να μεταφερθούν στο νέο σύστημα. Αν έχετε ειδικά διαμορφωμένα πεδία (που είναι και το πιθανότερο) διαμορφώστε το νέο CRM με τον ίδιο τρόπο ώστε να είναι εφικτή η μετάπτωση δεδομένων. Μπορείτε επίσης να αφαιρέσετε τα πεδία που δεν θα χρησιμοποιείτε.

3. Πάρτε αντίγραφα ασφάλειας

Θα πρέπει οπωσδήποτε να πάρετε ένα backup των δεδομένων για την περίπτωση που κάτι δεν πάει καλά. Έτσι θα είστε σίγουροι ότι δεν θα χάσετε δεδομένα. Αν τη μετάπτωση σας την κάνει κάποια εταιρεία ή εξωτερικός συνεργάτης και δεν σας αναφέρει κάτι για αντίγραφα ασφάλειας, θεωρήστε ότι η συνεργασία μαζί τους δεν είναι και τόσο καλή ιδέα.

4. Δημιουργήστε τον ειδικό αλγόριθμο ή εργαλείο

Αυτό είναι το τεχνικό μέρος της διαδικασίας. Μπορεί να αφορά έναν αλγόριθμο ή κάποιο εργαλείο που θα κάνει τη δουλειά αυτόματα. Αν δεν έχετε κάποιον ειδικό στη μετάπτωση δεδομένων, είναι προτιμότερο να απευθυνθείτε σε εταιρεία που κάνει τέτοιες δουλειές. Ένα μικρό λάθος στον κώδικα μπορεί να σας κοστίσει πολύ ακριβά, για αυτό είναι καλύτερο να μην ψάξετε για φθηνή λύση.

5. Κάντε δοκιμές πριν τη Μετάπτωση

Η δοκιμή είναι πάντα σημαντική στη Μετάπτωση δεδομένων. Δοκιμάστε να μεταφέρετε λίγες εγγραφές για να δείτε αν το εργαλείο δουλεύει με τον τρόπο που θέλετε κι αν τα δεδομένα και η δομή τους είναι κατάλληλα προετοιμασμένα. Σε αυτό το σημείο μπορείτε να διαπιστώσετε ότι ορισμένα δεδομένα χάνονται ή δεν είναι συμβατά με το νέο CRM.

Συμβουλές για επιτυχημένη μετάπτωση δεδομένων

Πολλά πράγματα μπορεί να μην πάνε καλά κατά τη μετάπτωση δεδομένων σε ένα νέο CRM. Τα πιο συχνά προβλήματα που εμφανίζονται είναι χαμένα κομμάτια δεδομένων ή προβλήματα με ειδικά διαμορφωμένα πεδία. Ορισμένες συμβουλές:

1. Προσέξτε τα ειδικά διαμορφωμένα πεδία

Εξασφαλίστε ότι ξέρετε πως θα πρέπει να διαμορφωθεί το νέο CRM, τι πεδία θα χρειαστείτε και τι δεδομένα θα περιέχουν. Αν ένα ειδικά διαμορφωμένο πεδίο έχει χρησιμοποιηθεί λίγες φορές στο παλιό σύστημα, είναι καλύτερα να μην το συμπεριλάβετε στο νέο. 

2. Προσέξτε τα συνημμένα αρχεία

Αν το παλιό σύστημα περιέχει συνημμένα αρχεία φροντίστε τα κατάλληλα για τη μετάπτωση. Αν τα αρχεία αυτά είναι αποθηκευμένα σε πολλούς διαφορετικούς φακέλους, ίσως χρειαστεί να τα βάλετε πρώτα σε ένα κεντρικό χώρο.

3. Διπλοτσεκάρετε και καθαρίστε τα δεδομένα

Μπορεί να είναι προφανές κάτι τέτοιο, όμως πολλές φορές υπάρχουν π.χ. λίστες που ξεχνιούνται. Ακόμη κι αν όλα πάνε καλά κατά τη μετάπτωση, αφιερώστε λίγες μέρες μετά την ολοκλήρωσή της για να ξεκαθαρίσετε πιθανά σφάλματα ή λεπτομέρειες που δεν είχατε υπολογίσει εξαρχής.

Συμπέρασμα

Τελικά ...