Ο ρόλος & η αξία των πινάκων ελέγχου

Οι πίνακες ελέγχου ή ερωτηματολόγια όπως πολλές φορές αναφέρονται, είναι από τα πιο σημαντικά έγγραφα εργασίας σε μια επιθεώρηση 1, 2 ή 3ου μέρους. Η χρήση τους όμως, όπως και των υπόλοιπων εγγράφων (προγράμματα και σχέδια δειγματοληψίας, αρχεία ευρημάτων κλπ), δεν θα πρέπει να περιορίζει την έκταση της επιθεώρησης η οποία μπορεί να τροποποιηθεί ανάλογα με τις πληροφορίες που συγκεντρώνονται κατά τη διάρκεια της.

Οι πίνακες ελέγχου συνήθως χρησιμοποιούνται ώστε να διασφαλιστεί ότι η επιθεώρηση καλύπτει τις ελάχιστες απαιτήσεις του σκοπού της, π.χ. σε μια επιθεώρηση συστήματος διαχείρισης ποιότητας για να διασφαλιστεί ότι όλες οι απαιτήσεις του ISO 9001 καλύπτονται.

2 πράγματα που χρειάζονται προσοχή κατά τη χρήση πινάκων ελέγχου:

• Κάθε πίνακας πρέπει να σχεδιαστεί κατάλληλα για την επιθεώρηση που θα χρησιμοποιηθεί
• Οι επιθεωρητές πρέπει να εκπαιδευτούν στη σωστή χρήση των πινάκων ώστε να μπορέσουν να αντλήσουν τη μέγιστη πληροφόρηση με την χρήση των κατάλληλων τεχνικών υποβόλής ερωτήσεων

Πλεονεκτήματα πινάκων ελέγχου

Ως σημαντικά πλεονεκτήματα της χρήσης πινάκων ελέγχου αναφέρονται τα εξής:

1. Βοηθούν τον επιθεωρητή να αποδίδει καλύτερα στην επιθεώρηση που διενεργεί
2. Βοηθούν στο σχεδιασμό μιας επιθεώρηση
3. Αποτελούν βοήθημα μνήμης για τον επιθεωρητή ιδιαίτερα για τα σημεία που πρέπει να εστιάσει
4. Βοηθούν στο χρονικό προγραμματισμό μιας επιθεώρησης και λειτουργούν παράλληλα ως σχέδιο δειγματοληψίας
5. Βοηθούν στην καταγραφή σημειώσεων και αποτελούν πηγή για μελλοντική αναζήτηση δεδομένων ή για το σχεδιασμό μελλοντικών επιθεωρήσεων
6. Εξασφαλίζουν ότι η επιθεώρηση διενεργείται με συστηματικό και μεθοδικό τρόπο και συγκεντρώνεται η απαραίτητη τεκμηρίωση
7. Όταν συμπληρωθούν, αποτελούν απόδειξη ότι η επιθεώρηση διενεργήθηκε

Μειονεκτήματα πινάκων ελέγχου

Όταν δεν χρησιμοποιούνται πίνακες ελέγχου σε μια επιθεώρηση ή αυτοί δεν είναι καλά προετοιμασμένοι, τότε τα ακόλουθα θέλουν προσοχή:

1. Ο πίνακας ελέγχου ενδέχεται να μην είναι σχεδιασμένος ώστε να μπορέσει να εντοπίσει συγκεκριμένες προβληματικές περιοχές
2. Αν είναι το μόνο εργαλείο του επιθεωρητή, ενδέχεται τελικά να τον περιορίσει
3. Οι πίνακες ελέγχου δεν πρέπει να υποκαθιστούν τον προγραμματισμό μιας επιθεώρησης
4. Ένας μη έμπειρος επιθεωρητής μπορεί να μην είναι ικανός να πει ξεκάθαρα αυτό που ψάχνει, αν οι ερωτήσεις του κατευθύνονται σε μεγάλο βαθμό από τον πίνακα ελέγχου
5. Πίνακες ελέγχου που δεν είναι κατάλληλα σχεδιασμένοι ενδέχεται να καθυστερήσουν την επιθεώρηση εξαιτίας επαναλήψεων κι επικαλύψεων
6. Πίνακες ελέγχου γενικού τύπου που δεν ανταποκρίνονται στην επιθεώρηση, ενδέχεται να μην προσθέτουν καμία αξία

Συμπεράσματα - Προτάσεις

Η χρήση πινάκων ελέγχου σε μια επιθεώρηση έχει πλεονεκτήματα και μειονεκτήματα. Η καταλληλότητα της μορφή τους εξαρτάται από παράγοντες όπως οι ανάγκες της επιθεώρησης, περιορισμοί χρόνου και κόστους, η εμπειρία του επιθεωρητή και οι απαιτήσεις της επιθεωρούμενης δραστηριότητας.

Οι πίνακες ελέγχου προτείνεται γενικά να ακολουθούν τη λογική ροή των διεργασιών που επιθεωρούνται. Δεν πρέπει να ακολουθούνται τυφλά και δογματικά, αφού αποτελούν ισχυρό εργαλείο κι όχι αυτοσκοπός μιας επιθεώρησης.

Συνήθως ένας έμπειρος επιθεωρητής χρειάζεται λιγότερες υπενθυμίσεις σχετικά με τις πληροφορίες που πρέπει να αναζητήσει, ενώ ένας λιγότερο έμπειρος επιθεωρητής μπορεί να χρειαστεί έναν πιο αναλυτικό πίνακα ελέγχου.